¿Cuáles son las aplicaciones de la tecnología OCR en los negocios?

Las empresas se esfuerzan por desarrollar ideas innovadoras que puedan ayudarlas a simplificar su flujo de trabajo. Las grandes empresas utilizan innumerables tecnologías modernas que les ayudan a centrarse en los aspectos más útiles del negocio.

Una de estas tecnologías se conoce como Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Si definimos esta tecnología en términos simples, es una tecnología que extrae datos de archivos no editables. Estos archivos pueden ser de cualquier naturaleza, como imágenes, PDF, etc.

A primera vista, parece que esta tecnología no será de ninguna utilidad para las empresas. Sin embargo, la realidad es contraria a eso. Existen algunas aplicaciones muy ventajosas y productivas de OCR en los negocios.

¿Cuáles son las aplicaciones del OCR en los negocios?

La tecnología OCR está incorporada en los algoritmos de diversos software y herramientas. Pueden ser utilizados por empresas de cualquier escala para hacer que su flujo de trabajo sea más ágil y productivo. ¿Pero cómo es eso? Veamos algunos puntos que explican las aplicaciones de esta tecnología.

1.      Digitalización de Formularios y Documentos

Alrededor del 48% de las empresas están avanzando hacia una estrategia que da prioridad a la nube . Esto significa que están intentando almacenar documentos en la nube (almacenamiento en línea) en lugar del almacenamiento físico.

Las empresas que llevan mucho tiempo funcionando seguramente tendrán datos cruciales en forma de documentos físicos. Sin embargo, hoy en día las copias impresas de archivos se consideran muy anticuadas y difíciles de gestionar.

OCR puede ayudar a estas empresas a digitalizar sus documentos. Pueden convertir sus documentos a un formato digital que sea editable y con capacidad de búsqueda.

¿Cómo se digitalizan los documentos?

La digitalización de documentos consta de unos sencillos pasos. Se dan en lo siguiente:

1. Tome imágenes de todas las páginas de documentos importantes.

(Estas imágenes ya están en formato digital, pero no se pueden editar ni buscar).

• Elija un software o herramienta de OCR para convertir estas imágenes a un formato editable.
• Inserte estas imágenes en la herramienta y espere a que convertir imagen a texto.
• Descargue o guarde los resultados en forma de documentos digitales.

De esta manera, podrás obtener una versión informatizada de tus documentos físicos en tan solo unos momentos.

1.      Automatización de Procesos

El OCR puede ahorrar mucho esfuerzo manual al automatizar procesos que requieren mucho tiempo. Un buen ejemplo de esto es que OCR puede leer recibos e ingresar su información en las respectivas aplicaciones para su procesamiento.

De manera similar, la tecnología OCR forma parte de los escáneres de códigos QR y otros escáneres para procesar información valiosa.

Ahora, veamos algunas de las formas en que estos procesos de automatización son útiles para las empresas.

·         Optimiza la gestión del tiempo

El tiempo es valioso para las empresas. Incluso un minuto desperdiciado puede tener implicaciones o consecuencias graves. Si los procesos que consumen mucho tiempo se automatizan, los empleados tendrán una cosa menos de qué preocuparse. Como resultado, se harán más cosas en poco tiempo.

·         Aumenta los niveles de productividad

OCR puede procesar documentos automáticamente. De lo contrario, personas reales harían este proceso. Ahora que no tienen que perder el tiempo en estas cosas, pueden concentrarse en cosas más importantes que realmente importan. En otras palabras, la automatización de procesos da a las empresas espacio para crecer y avanzar.

·         Rentabilidad

Incluso se puede acceder a la tecnología OCR de forma gratuita. Sin embargo, incluso las versiones pagas son muy baratas. Si contratas personas para las cosas que esta tecnología puede hacer, tendrás que pagarles salarios mucho más altos.

Por otro lado, al gastar poco o nada de dinero, puede hacer que OCR haga lo mismo de manera más efectiva.

2.      Tecnología de asistencia para usuarios discapacitados

Puede que esto no sea aplicable a todas las empresas, pero la mayoría de las empresas tienen algunos clientes con discapacidades. Para que la experiencia del usuario sea excelente para ellos, se puede utilizar OCR.

OCR puede reconocer texto dentro de una imagen y convertirlo a un formato editable. Una computadora puede entender ese texto editable. Entonces, si este texto se convierte en voz, puede ser útil para personas con discapacidad visual.

Aplicación práctica

Una persona con discapacidad visual está visitando su sitio web. Él/ella no puede entender lo que está escrito dentro de las imágenes del producto. Para tal situación, puede proporcionar una opción que lea en voz alta lo que está escrito dentro de la imagen. Esta tarea sólo se puede realizar con la ayuda del reconocimiento óptico de caracteres.

3.      Propósitos de traducción

Si su empresa tiene conexiones con una agencia extranjera, es posible que en algún momento necesite traducir algunos documentos. Los documentos profesionales suelen tener la forma de archivos PDF no modificables.

Las tecnologías de traducción tradicionales no pueden identificar el texto dentro de dicho archivo. Es por eso que primero es necesario convertir el documento a formato de texto.

Esto se puede hacer con la ayuda de OCR. Convertir documentos a un formato editable es pan comido para esta tecnología. De esta forma, podrás gestionar tus relaciones internacionales con la ayuda de OCR.

Ultimas palabras

OCR tiene muchas más aplicaciones de las que piensas. Hemos discutido algunos de los principales en este artículo. Ahora puede utilizar OCR en su máximo potencial.

Esta tecnología le permite ahorrar una cantidad sustancial de tiempo y esfuerzo que de otro modo se desperdiciaría en asuntos sin importancia.